สื่อดิจิทัล หมายถึง สื่อที่มีการนำเอาข้อความ กราฟิก ภาพเคลื่อนไหว เสียง มาจัดรูปแบบ โดยอาศัยเทคโนโลยีความเจริญก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์ สื่อสารทางออนไลน์ หรือ ตัวกลางที่ถูกสร้างขึ้นโดยอาศัยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำเอาข้อความ กราฟิกภาพเคลื่อนไหว เสียง และ วิดีโอ มาจัดการตามกระบวนการ และวิธีการผลิตโดยนำมาเชื่อมโยงกันเพื่อให้เกิดประโยชน์ในการใช้งาน และตรงกับวัตถุประสงค์ หรือ สื่ออิเล็กทรอนิกส์ซึ่งทำงานโดยใช้รหัสดิจิตอล แยกแยะระหว่าง "0" กับ "1" ในการแสดงข้อมูล
ดิจิตอล ( Digital) คืออะไร
ดิจิตอล คือ เทคโนโลยีอีเล็คโทรนิคส์ที่ใช้สร้าง เก็บ และประมวลข้อมูลในลักษณะ 2 สถานะ คือ
บวก (positive) และไม่บวก (non-positive)
-บวก (positive) แสดงด้วย เลข 1
-ไม่บวก (non-positive) แสดงด้วย เลข 0
ดังนั้น ข้อมูลส่งผ่าน หรือเก็บด้วยเทคโนโลยีดิจิตอล เป็นการแสดงด้วยข้อความ 0 และ 1 แต่ละค่าของตำแหน่งสถานะเหล่านี้ เป็นการอ้างแบบ binary digital เป็นเลขฐาน 2 เลขฐานสองนั้นถูกนำมาใช้ในทางคอมพิวเตอร์ เพราะว่าเลข 0 กับเลข 1 ในหน่วยความจำตัวเก็บข้อมูล , การประมวลผล เลขฐานสองเป็นพื้นฐานในการทำงานของคอมพิวเตอร์
องค์ประกอบของสื่อดิจิทัล
ประกอบไปด้วยพื้นฐาน 5 ชนิด ดังนี้
1. ข้อความ (Text) เป็นส่วนที่เกี่ยวกับเนื้อหาของมัลติมีเดีย ใช้แสดงรายละเอียด หรือเนื้อหาของเรื่องที่นำเสนอ ถือว่าเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญของมัลติมีเดีย ระบบมัลติมีเดียที่นำเสนอผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากจะมีรูปแบบและสีของตัวอักษรให้เลือกมากมายตามความต้องการแล้วยังสามารถกำหนดลักษณะของการปฏิสัมพันธ์ (โต้ตอบ)ในระหว่างการนาเสนอได้อีกด้วย ซึ่งปัจจุบัน มีหลายรูปแบบ ได้แก่
1.1 ข้อความที่ได้จากการพิมพ์ เป็นข้อความปกติที่พบได้ทั่วไป ได้จากการพิมพ์ด้วย โปรแกรมประมวลผลงาน (Word Processor) เช่น NotePad, Text Editor, Microsoft Word โดยตัวอักษรแต่ละตัวเก็บในรหัส เช่น ASCII
1.2 ข้อความจากการสแกน เป็นข้อความในลักษณะภาพ หรือ Image ได้จากการนำเอกสารที่พิมพ์ไว้แล้ว(เอกสารต้นฉบับ) มาทำการสแกน ด้วยเครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ซึ่งจะได้ผลออกมาเป็นภาพ(Image) 1ภาพ ปัจจุบันสามารถแปลงข้อความภาพ เป็นข้อความปกติได้ โดยอาศัยโปรแกรม OCR ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อความที่พัฒนาให้อยู่ในรูปของสื่อ ที่ใช้ประมวลผลได้
1.3 ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อความที่พัฒนาให้อยู่ในรูปของสื่อ ที่ใช้ประมวลผลได้
1.4 ข้อความไฮเปอร์เท็กซ์ (HyperText) เป็นรูปแบบของข้อความ ที่ได้รับความนิยมสูงมาก ในปัจจุบัน โดยเฉพาะการเผยแพร่เอกสารในรูปของเอกสารเว็บ เนื่องจากสามารถใช้เทคนิค การลิงค์ หรือเชื่อมข้อความ ไปยังข้อความ หรือจุดอื่นๆ ได้
2. ภาพนิ่ง (Still Image) เป็นภาพที่ไม่มีการเคลื่อนไหว เช่น ภาพถ่าย ภาพวาด และภาพลายเส้น เป็นต้น ภาพนิ่งนับว่ามีบทบาทต่อระบบงานมัลติมีเดียมากกว่าข้อความหรือตัวอักษร เนื่องจากภาพจะให้ผลในเชิงการเรียนรู้หรือรับรู้ด้วยการมองเห็นได้ดีกว่า นอกจากนี้ยังสามารถถ่ายทอดความหมายได้ลึกซึ่งมากกว่าข้อความหรือตัวอักษรซึ่งข้อความหรือตัวอักษรจะมีข้อจำกัดทางด้านความแตกต่างของแต่ละภาษา แต่ภาพนั้นสามารถสื่อความหมายได้กับทุกชนชาติ ภาพนิ่งมักจะแสดงอยู่บนสื่อชนิดต่างๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์หรือวารสารวิชาการ เป็นต้น
3. ภาพเคลื่อนไหว (Animation) ภาพกราฟิกที่มีการเคลื่อนไหวเพื่อแสดงขั้นตอนหรือปรากฏการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น การเคลื่อนที่ของลูกสูบของเครื่องยนต์ เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อสร้างสรรค์จินตนาการให้เกิดแรงจูงใจจากผู้ชม การผลิตภาพเคลื่อนไหวจะต้องใช้โปรแกรมที่มีคุณสมบัติเฉพาะทางซึ่งอาจมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่บ้างเกี่ยวกับขนาดของไฟล์ที่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บมากกว่าภาพนิ่งหลายเท่า
4.เสียง (Audio) ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปของสัญญาณดิจิตอลซึ่งสามารถเล่นซ้ากลับไปกลับมาได้ โดยใช้โปรแกรมที่ออกแบบ มาโดยเฉพาะสาหรับทางานด้านเสียง หากในงานมัลติมีเดียมีการใช้เสียงที่เร้าใจและสอดคล้องกับเนื้อหาใน การนำเสนอ จะช่วยให้ระบบมัลติมีเดียนั้นเกิดความสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความน่าสนใจและน่าติดตามในเรื่องราวต่างๆ ได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้เนื่องจากเสียงมีอิทธิพลต่อผู้ใช้มากกว่าข้อความหรือภาพนิ่งดังนั้น เสียงจึงเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับมัลติมีเดียซึ่งสามารถนำเข้าเสียงผ่านทางไมโครโฟน แผ่นซีดีดีวีดี เทป และวิทยุ เป็นต้น
5.วีดีโอ (Video) เป็นองค์ประกอบของมัลติมีเดียที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากวิดีโอในระบบดิจิตอล สามารถ นำเสนอข้อความหรือรูปภาพ (ภาพนิ่งหรือภาพเคลื่อนไหว) ประกอบกับเสียงได้สมบูรณ์มากกว่าองค์ประกอบชนิดอื่นๆ
รู้จักสื่อก่อนเริ่มทำธุรกิจดิจิทัล
หากคุณเคยทำงานในฝ่ายการตลาดของบริษัทใหญ่ๆ การแยกประเภทและความแตกต่างของสื่อดิจิทัลแต่ละประเภทได้ง่ายๆ
แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ส่วนใหญ่สวมหมวกหลายใบ คุณมีหลากหลายหน้าที่ให้ต้องรับผิดชอบ ในแต่ละวันมีงานให้ต้องบริหารจัดการมากมาย ทำให้งานสื่อสารการตลาดกลายเป็นแค่เพียงส่วนหนึ่งในความรับผิดชอบเท่านั้น จึงไม่แปลกอะไรที่จะไม่คุ้นเคยกับการแบ่งประเภทสื่อดิจิทัลล
เรื่องส่วนใหญ่ที่เจ้าของธุรกิจมักกังวลเป็นประจำทุกวันคือ จะหาลูกค้าใหม่ๆ ให้กับธุรกิจได้อย่างไร การต้องตัดสินใจเลือกใช้สื่อเพื่อช่วยสร้างการรับรู้และดึงดูดลูกค้าภายใต้งบประมาณที่มีอย่างจำกัดนั้นไม่ใช่งานง่าย
ดังนั้นหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจในยุคดิจิทัลการพยายามเข้าใจถึงประโยชน์ของสื่อดิจิทัลแต่ละประเภทนั้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายในการสื่อสารได้ชัดเจน จัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างแผนสื่อสารการตลาดในยุคดิจิทัลได้อย่างครอบคลุมเส้นทางการตัดสินใจของกลุ่มเป้าหมายมากที่สุด
สื่อดิจิทัลมีกี่ประเภท
สื่อดิจิทัลสามารถแบ่งได้ 3 ประเภท คือ Paid Media, Earned Media และ Owned Media เป็นวิธีแยกประเภทสื่อตามลักษณะการได้มาของสื่อและการผลิตสื่อ ซึ่งสื่อแต่ละประเภทต่างก็มีจุดเด่นและจุดด้อยแตกต่างกันไป
Owned media
Owned Media หรือ สื่อที่แบรนด์เป็นเจ้าของ คือ สื่อที่หน่วยงานธุรกิจสร้างขึ้นเพื่อใช้เผยแพร่เนื้อหาผ่านช่องทางของตัวเอง โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเผยแพร่เนื้อหา อาทิ เว็บไซต์ธุรกิจ, บัญชีโซเชียลมีเดีย, สิ่งพิมพ์ดิจิทัล, อีเมล์ รวมทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ การใช้สื่อ Owned Media จึงเป็นเหมือนสินทรัพย์ทางการตลาดที่แบรนด์เป็นเจ้าของ นั่นหมายความว่า แบรนด์สามารถควบคุมได้ตั้งแต่ข้อความ รูปลักษณ์และสีสรรไปจนถึงรูปแบบเนื้อหา, ความถี่ในการอัปเดต, วิธีการเผยแพร่ และวิธีการประชาสัมพันธ์
สื่อที่แบรนด์เป็นเจ้าของ มีบทบาทสำคัญในการสื่อสารกับสมาชิก ลูกค้าประจำ ผู้มุ่งหวัง พนักงาน หุ้นส่วนและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจให้รับรู้ถึงข้อมูลข่าวสารของแบรนด์อย่างต่อเนื่อง อาทิ คู่มือการใช้งาน การอัพเดตคุณสมบัติใหม่ๆ หรือโซลูชันสำคัญที่ช่วยให้กลุ่มเป้าหมายรับความรู้ถึงความเชี่ยวชาญและความสามารถของสินค้าและบริการ ในขณะเดียวกันก็ถูกใช้เป็นสื่อสำหรับดึงดูดผู้ชม ผู้สนใจและหล่อเลี้ยงให้กลายเป็นผู้มุ่งหวังเพื่อนำไปสู่การเปลี่ยนพวกเขากลายเป็นลูกค้าในอนาคต
จุดเด่น :
- สามารถปรับแต่งเนื้อหาได้ตามที่ต้องการ
- เผยแพร่ได้ทันที ทุกที่ ทุกเวลาที่ต้องการ
- เป็นสื่อที่ผู้บริโภคใช้สำหรับอ้างอิงข้อมูล
- เสริมสร้างความเชื่อมั่นและภาพลักษณ์ที่ดี
- ช่วยประหยัดตันทุนการสื่อสาร
- เป็นหลักประกันทางตลาดให้กับธุรกิจ
- ช่วยกระตุ้นการขาย ซื้อซ้ำหรือใช้ซ้ำ
- ช่วยให้การปิดการขายรวดเร็วยิ่งขึ้น
จุดด้อย :
- สร้างการรับรู้ได้จำกัด
- เนื้อหาอาจถูกละเลยได้โดยง่าย
- ต้องการพนักงาน (หรืองบประมาณ) เพื่อสร้างข้อมูลและแพลตฟอร์ม
Paid media
Paid Media หรือ สื่อที่ต้องชำระเงินเพื่อเผยแพร่ คือ สื่อที่แบรนด์ต้องจ่ายเงินสำหรับซื้อพื้นที่ เวลา หรือตำแหน่งสำหรับเผยแพร่เนื้อหาของแบรนด์ให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่นิยมใช้สื่อนั้นๆ อาทิ โฆษณาบนโซเชียลมีเดีย, โฆษณาบน Google, แบนเนอร์บนเว็บไซต์, โฆษณาทางหนังสือพิมพ์, สปอตโฆษณาทางวิทยุ, การเป็นสปอนเซอร์ให้กับงานประชุม-รายการโทรทัศน์, บล็อกเกอร์, ยูทูปเบอร์ หรืออาจเรียกว่า "อินฟลูเอนเซอร์" ที่ช่วยรีวิวสินค้า
สื่อแบบชำระเงิน ใช้เพื่อดึงดูดความสนใจและสร้างการรับรู้ในวงกว้าง มีบทบาทสำคัญที่ช่วยให้กลุ่มเป้าหมายพบเห็นเนื้อหาโฆษณาที่ต้องการเผยแพร่ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอให้คนมาติดตามหรือพิมพ์ค้นหา เนื้อหาโฆษณาส่วนใหญ่จะปรากฏในลักษณะขัดจังหวะหรือแทรกขณะที่กลุ่มเป้าหมายกำลังรับชมเนื้อหาหลัก
จุดเด่น :
- เป็นสื่อที่ช่วยสร้างการรับรู้เนื่องจากการโฆษณาทางออนไลน์มีต้นทุนต่ำ ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถสร้างการรับรู้ได้รวดเร็วและคุ้มค่ากว่าการใช้สื่อแบบดั้งเดิม
- เป็นสื่อที่ช่วยเติมเต็มความสามารถของ Owned Media และ Earned Media
- มีความหลากหลายทั้งขนาด รูปแบบ ราคาที่เหมาะกับธุรกิจออไลน์
จุดด้อย :
- ไม่สามารถการันตีได้ว่ากลุ่มเป้าหมายจะซื้อความคิดของคุณ เพราะเป็นการสื่อสารทางเดียว
- ผู้บริโภคมักเพิกเฉยกับโฆษณาหากข้อเสนอไม่ตรงกับความต้องการ
- การเผยแพร่เนื้อหาให้ครอบคลุมทำได้ยากลำบาก
- ต้นทุนการเผยแพร่เนื้อหาโฆษณาผ่านสื่อแบบชำระเงินเพิ่มสูงขึ้น
- จากผลสำรวจพบว่าผู้บริโภคส่วนใหญ่มองว่าเนื้อหาโฆษณาเป็นสิ่งรบกวน
- การควบคุมเนื้อหาทำได้เพียงบางส่วน อาทิ ข้อความหรือแนวคิดโฆษณาที่สร้างสรรค์ และบางส่วนที่ไม่สามารถควบคุมได้ อาทิ อัลกอลิทึมของโซเชียลมีเดีย หรือหน่วยงาน กสทช. ที่คอยควบคุมเนื้อหาโฆษณาที่เผยแพร่ผ่านสื่อ
Earned media
Earned Media หรือ สื่อที่ผู้อื่นสร้างให้ คือ สื่อที่ได้มาจากการพูดถึงหรือบอกต่อ แตกต่างจาก Paid Media และ Owned Media เนื่องจากแบรนด์ไม่สามารถควบคุมทิศทางเนื้อหาที่ผ่านสื่อชนิดนี้ได้ เพราะเนื้อหานั้นได้มาจากการผู้ที่ได้ทดลองใช้สินค้าหรือบริการ หรือผู้ชม ผู้สนใจได้รับเนื้อหาคุณภาพที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์จึงยินดีที่จะเผยแพร่ แชร์เนื้อหา รีวิว หรือบอกต่อให้กับคนอื่นๆ ในเครือข่ายของพวกเขาได้รับรู้ร่วมกัน
การที่ผู้คนเขียนถึงธุรกิจของคุณซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของบทความในหนังสือพิมพ์ ลิงก์ในบล็อก หรือการแบ่งปันเนื้อหาผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์ (Social Network) จึงมีส่วนช่วยให้ธุรกิจของคุณมีชื่อเสียงและเป็นที่รู้จักมากขึ้นจากความเชี่ยวชาญของคุณ ซึ่งอาจรวมไปถึงการถูกเชิญเข้าร่วมเพื่อพูดในงานประชุมหรือสัมมนาต่างๆ
สื่อที่ผู้อื่นสร้างให้ จึงมีเป็นสื่อมีค่ากับแบรนด์มากที่สุด เป็นเหมือนกระจกที่ช่วยสะท้อนผลการทำงานทั้งหมดในธุรกิจของคุณ
จุดเด่น :
- ช่วยกระจายเข้าถึงผู้คนจำนวนมาก (Viral Marketing)
- ช่วยส่งเสริมให้แบรนด์ของคุณน่าเชื่อถือ ด้วยเสียงที่ถูกสร้างขึ้นจากผู้มีประสบการณ์กับแบรนด์ของคุณ
- เป็นสื่อที่มักจะมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด
- ช่วยให้ผู้บริโภคตัดสินใจซื้อง่ายขึ้น
- ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับแบรนด์
จุดด้อย :
- หากเนื้อหาที่กระจายออกไปเป็นเนื้อหาเชิงลบหรือไม่ต้องการให้เกิดการแบ่งปัน คุณจะไม่สามารถควบคุมได้
- ไม่สามารถบอกผลกระทบของกิจกรรมจาก Earned Media จะเกิดขึ้นเมื่อใด ที่ใดหรือมากเพียงใด
- เป็นสื่อที่สร้างผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของแบรนด์
ทางเลือกที่ดีที่สุดของการสื่อสารผ่านสื่อดิจิทัลก็คือ แต่ละธุรกิจต้องพยายามบูรณาการจุดเด่นของสื่อทั้งสามประเภทให้มีความสมดุล สอดคล้องกับเป้าหมายในการสื่อสารภายใต้งบประมาณที่มีจำกัดได้อย่างคุ้มค่าและได้รับผลลัพธ์จากการดำเนินงานที่เป็นรูปธรรม
หลักการออกแบบการนำเสนอด้วยส่อธุรกิจดิจิทัล
หลักการออกแบบการนำเสนอข้อมูลข้อมูลโดยทั่วไปจะมีหลักการคล้ายๆ กัน ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอผ่านสื่อรูปแบบต่างๆ เช่น สไลด์ เว็บเพจ สื่อการสอน วึ่งส่วนใหญ่จะมีวิธีการดังนี้
1.) ความเรียบง่าย : จัดทำสไลด์ให้ดูเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น ใช้สีอ่อนเป็นพื้นหลังเพื่อไม่รบกวนสายตาในการอ่าน และสามารถเห็นเนื้อหาได้อย่างชัดเจน หรือใช้พื้นหลังตามลักษณะเนื้อหา
2.) มีความคงตัว : เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนอสไลด์ซึ่งเป็นเนื้อหาเนื้อหาในเรื่องเดียวกัน คือ ต้องมีความคงตัวในการออกแบบสไลด์ซึ่งหมายถึงต้องใช้รูปแบบสไลด์เดียวกันทุกแผ่นที่เกี่ยวกับเนื้อหานั้น โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนสี พื้นหลัง หรือขนาดและแบบอักษร แต่หากต้องการเน้นจุดสำคัญหรือเป็นเนื้อหาย่อยออกไปจะสามารถเปลี่ยนบางสิ่ง เช่น สีตัวอักษรในสไลด์ให้ดูแตกต่างไปได้บ้างหรืออาจมีการเปลี่ยนสีพื้นหลังให้แตกต่างจากเนื้อหาเล็กน้อย
3.) ใช้ความสมดุล : การออกแบบส่วนประกอบของสไลด์ให้ มีลักษณะสมดุลมีแบบแผน หรือ สมดุลไม่มีแบบแผนก็ได้แต่ต้องระวังสไลด์ทุกแผ่นให้มีลักษณะของความสมดุลที่เลือกใช้ให้เหมือนกันเพื่อความคงตัว
4.) มีแนวคิดเดียวในสไลด์แต่ละแผ่น : ข้อความและภาพที่บรรจุในสไลด์แผ่นหนึ่งๆ ต้องเป็นเนื้อหาของแต่ละแนวคิดเท่านั้น หากเนื้อหานั้นมีหลายแนวคิด หรือเนื้อหาย่อยต้องใช้สไลด์แผ่นใหม่
5.) สร้างความกลมกลืน : ใช้แบอักษรและภาพกราฟิกให้เหมาะสมกับลักษณะของเนื้อหาใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย และใช่สีที่ดูแล้วสบายตา เลือกกราฟิกที่ไม่ซับซ้อน และให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหารวมถึงให้เหมาะสมกับเนื้อหาที่เป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการด้วย
6.) แบบอักษร : ไม่ใช่อักษรมากกว่า 2 แบบ ในสไลด์เรื่องหนึ่ง โดยใช้แบบหนึ่งเป็นหัวข้อ และอีกแบบหนึ่งเป็นเนื้อหา หากต้องการเน้นข้อความตอนใดให้ใช้ตัวหนา หรือตัวเอน แทนเพื่อการแบ่งแยกให้เป็นความแตกต่าง
7.) เนื้อหา และจุดนำข้อความ : ข้อความในสไลด์ควรเป็นเฉพาะหัวข้อ หรือเนื้อหาสำคัญเท่านั้นโดยไม่มีรายละเอียดของเนื้อหา และควรนำเสนอเป็นแต่ละย่อหน้า โดยอาจมีจุดนำข้อความอยุ่ข้างหน้าเพื่อแสดงให้ทราบถึงเนื้อหาแต่ละประเด็น และไม่ควรมีจุดนำข้อความมากว่า 4 จุดในสไลด์หนึ่งแผ่น
8.) เลือกใช้กราฟิกอย่างระมัดระวัง : การใช้กราฟิกที่เหมาะสมจะสามรถเพิ่มการเรียนรุ้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากใช้กราฟิกที่ไม่เหมาะสมกับเนื้อหาจะทำให้การเรียนรู้นั้นลดลง และอาจทำให้สื่อความหมายผดไปได้
9.) ความคมชัดของภาพ : เนื่องจากความคมชัดของจอมอนิเตอร์มีเพียง 72-96 DPI เท่านั้น ภาพกราฟิกที่นำเสนอประกอบในเนื้อหาจึงไม่จำเป็นต้องใช้ภาพที่มีความชัดสูงมาก ควรใช้ภาพในรุปแบบ JPEG ที่มีความคมชัดปานกลาง และขนาดใหญ่มากนัก ประมาณ 20-50 KB จึงควรทำการบีบอัด หรือ compress และลดขนาดก่อนเพื่อไม่ให้เปลืองเนื้อที่ในการเก็บบันทึก
10.) เลือกต้นแบบสไลด์ และแบบอักษรที่เหมาะสมกับอุปกรณ์ร่วม : เนื่องจากการนำเสนอต้องมมีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับอุปกรณ์ร่วม
หลักการพื้นฐานของการนำเสนอ มีจุดเน้นสำคัญดังนี้
1) การดึงดูดความสนใจ
โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้น เมื่อชมการนำเสนอ ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น สีพื้น แบบ สี และขนาดของตัวอักษร รูปประกอบ ต้องเหมาะสม สวยงาม
2) ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา
ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า "A picture is worth a thousand words" หรือ "ภาพภาพหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ" แต่ประโยคนี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์ อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถาม ให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไรและภาพที่เลือกมานั้นสามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่
3) ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และ 2 ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาดภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป
4) สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ
4.1) การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความน่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์ แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น การเอียงภาพ การเว้นช่องว่างรอบภาพ
การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมสนใจ พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก
4.2) การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุ และสีพื้น เช่น เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลือกสด สีเขียวสด สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย การเลือกใช้สีใด ๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งไลด์
4.3) การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา
